Управлението на малък бизнес е доста трудно, тъй като се налага да разпределяте времето си за разновидни задачи. Това е нормално – трудно е да правите всичко сами – но пък за щастие има голямо количество безплатни приложения и услуги, които могат да направят живота ви по-лесен.

 

Имате нужда, например, да сте по-организирани? Да държите важна информация на едно място? Да управлявате проекти, да следите как се разпределя времето, да комуникирате по-ефективно с другите, или да автоматизирате фактурирането си? Избрали сме 10 основни безплатни услуги, които могат да ви помогнат със всичко това и много повече.

 

 

Evernote

 

Управлението на информацията е ключова част от управлението на който и да е малък бизнес, а Evernote е идеалната услуга за тази работа. Запазете уеб изображение, статия, линк, направете си бележка, списък със задачи и други, като всичко веднага се качва в облака и се синхронизира между всичките ви устройства.

 

По-късно можете да разгледате всичко, да го организирате, да търсите в него по определени критерии, може би и да споделите детайли с други хора и да участвате в групови дискусии.

 

Като цяло, Evernote е гъвкав пакет и удобен начин за следене на почти всичко. Ако ви трябва още функционалност, Plus акаунта ($30 на година) вдига месечния лимит за качване от 60MB до 1GB, като добавя запазване на мейли и офлайн достъп. Evernote Premium пък включва и търсене на мейли, PDF анотации, сканиране и цифровизация за бизнес картички и други.

 

 

Google Docs

 

Всеки бизнес се нуждае от добър софтуер за продуктивност, но това не означава че е нужно да се дават огромни суми за Office 365. Редакторите за документи, таблици, презентации и проучвания на Google Docs са лесни за използване и имат множество шаблони и помощни ресурси, като са и повече от достатъчни за повечето подобни задачи.

 

Главния пакет е само началото. Можете да го разширите с качествени добавки, много от които са безплатни. Имате достъп до данните си от всеки браузър на всяко устройство. Това важи и за другите хора във фирмата ви, така че колаборацията по проект е много по-удобна. Тъй като всичко се съхранява на облака, не се налага да хабите пари и време и за бекъпи.

 

 

Skype

 

Класическото приложение на Skype е удобен начин за изпращане на съобщения и безплатни разговори към всеки друг потребител на услугата, без значение дали използват Windows, Mac, телефон, или таблет.

 

Тук не става въпрос само за лични чатове. Можете да пращате файлове, дори да споделите целия си екран ако имате нужда от мнение за нещо, или на мига да пуснете конферентен разговор с група от до 25 човека.

 

Услугата си има някои технически бъгове и ще видите смесени мнения в магазините за приложения на Google и Apple. Все пак, цялостното мнение е позитивно, услугата винаги е работела добре за нас, а ъпгрейда до Skype Business ви предоставя екстри като интеграция с Outlook и групови срещи с до 250 човека.

 

 

Slack

 

Най-лесния начин за комуникация вътре в бизнес често се явява простата електронна поща, но в случая има определена структура. Ключовата информация се пази на различни места, което я прави трудна за следене.

 

Slack предлага по-умно облачно базирано решение. Регистрирайте колкото трябва потребители, след което направете „канали“ за определени цели: индивидуални проекти, клиенти, каквото ви дойде на ум.

 

Каналите могат да са лични или публични и да се използват за пращане на изображения, документи, таблици и други. Всичко, което добавите, веднага се индексира, става достъпно за търсене и веднага се синхронизира към работния плот и мобилните ви устройства.

 

Безплатния акаунт в Slack има определени ограничения – не са ви позволени групови обаждания и имате само 5GB място за съхранение – но ако се нуждаете от сериозен инструмент за колаборация, Slack винаги е солиден избор.

 

Streak

 

Повечето CRM системи са сложни, отнема време да се настроят и да се свикне с тях, но Streak е различно. Работи вътре в Gmail, Като дава на системата лесен достъп до контакти, мейли и файлове, които вече са налични.

 

С няколко клика можете да групирате или разглеждате свързани мейли, да добавяте и следите клиентски статуси, бележки и други. „Кутиите“ помагат да определите на какъв етап се намирате относно продажби или други канали, като е лесно да държите всеки във фирмата в крак с актуалната информация.

 

Бонус функциите включват някои удобни инструменти за Gmail, включително Snoozing, Send Later, Mail Merge, разделяне на теми и възможност за следене на 200 мейла всеки месец.

 

Безплатната версия има строги ограничения на количеството данни, което можете да споделяте с други потребители във фирмата си, но ако ви трябва повече за лично ползване, услугата може да ви е много полезна.

 

 

Toggl

 

Управлението на малък бизнес е трудно и често ви отнема всяка свободна минута, така че е важно да сте сигурни, че работите възможно най-ефикасно. Тук на помош ви идва toggl.

 

Този лесен за използване тракер на времето записва сайтовете и приложенията, които използвате на почти всякакви устройства, отчита кога не правите нишо, позовлява ръчно добавяне на задачи и ви дава подробни отчети когато пожелаете.

 

Това е прост начин да разберете точно как разпределяте времето си, но това не е всичко. Използвайте toggl във фирмата си (до 5 човека за безплатната версия) и можете да следите какво точно правят служителите ви по всяко време онлайн чрез специално табло.

 

Комерсиалния план на toggl няма лимит за потребителите и поддържа преценки за срокове, по-детайлни доклади и още, но пък е доста скъп ($9 на потребител всеки месец). В повечето случаи, безплатния акаунт ще ви е достатъчен.

 

 

Trello

 

Trello е уеб базиран мениджър на проекти, който има какво да предложи на почти всеки, от индивидуални домашни потребители, до най-тежките бизнеси.

 

Услугата използва „табла“, в които държи списъци, съдържащи всякаква необходима информация: бележки, списъци с отметки, срокове, прикачени файлове и други. Доста визуален подход, като само сглобяването на табло ще ви помогне да организирате идеите си.

 

След това можете да каните други хора на таблото, да им разпределяте задачи и те ще могат да добавят коментари, бележки, файлове и дори собствени списъци. Таблото се синхронизира с други устройства при всяка промяна, така че винаги имате актуална информация, а известията и гъвкавите инструменти помагат да намерите всичко нужно веднага.

 

Безплатния акаунт на Trello има някои ограничения, особено лимита от 10MB за прикачени файлове, но като цяло и така си е много полезна и качествена услуга.

 

 

Wave

 

Wave ви предоставя прости и праволинейни инструменти за фактуриране, напълно безплатно, а и с повече функции от някои платени конкуренти.

 

Програмата няма дразнещи лимити за броя фактури, например. Можете да настройвате повтарящи се фактури за фиксирани транзакции, да използвате множество валути и да задавате всякаква такса за продажби.

 

Пакета може също да следи закъснели плащания, да създава касови бележки, преценки, квоти и други.

 

Дори има поддръжка за използване на всякакви плащания с кредитни карти, без такса за начална настройка и други загуби на време. Не е чак толкова голяма далавера, тъй като комисията, която плащате при всяка транзакция, е по-висока от тази на подобни комерсиални продукти, но ако смятате да го използвате за много малък брой плащания, Wave все пак е добра сделка.

 

 

Wunderlist

 

Wunderlist е перфектна услуга тип „списък със задачи“ и е иделно за управление на всичко от дребно пазаруване до сложен бизнес проект.

 

Можете да започнете с добавка на няколко прости текстови бележки, след което да разширите списъка си с уеб съдържание, или чрез пренасочване на мейли, и да добавите напомняния или срокове, за да сте сигурни че нищо няма да бъде пропуснато.

 

Можете да споделяте списъците с други хора, да добавяте бележки и коментари, да организирате свързани списъци в папки и всички ще знаят точно какво трябва да бъде свършено. Тъй като Wunderlist се сихнронизира със всичките ви устройства – PC, Android, iOS, Mac, Windows Phone, Chromebook и уеб – ще разберете почти веднага като някоя сложна задача е готова.

 

 

Zoho

 

Надали ще сте съгласни с качеството на всичко в този списък. Може би някои от изборите не ви допадат особено, или може би не сме покрили определена област. Какъвто и да е случая, пробвайте Zoho – има голям шанс да намерите нещо полезно.

 

Сайта предлага създаване на уеб сайтове, например, заедно с управление на контакти и CRM система. Има и проектов мениджър, инструменти за виртуални срещи, пакет за продуктивност, софтуер за фактуриране и счетоводство, инструменти за поддръжка… списъка е доста дълъг.

 

Има и безплатни акаунти за почти всичко. Някои са доста ограничени – проектовия мениджър поддръжа само един активен проект с 10MB памет за вайлове – но всичко е доста гъвкаво. Пакета за фактуриране например поддържа фактуриране на до 25 клиента и има повече функции от някои комерсиални продукти. Разгледайте сайта подробно и със сигурност ще намерите нещо, което да ви е полезно.